Niezwykle istotnym aspektem tworzenia prezentacji jest ich optymalizacja pod kątem wielkości pliku. Prezentacje wykorzystujemy w różnych okolicznościach – na spotkaniach biznesowych, wydarzeniach, webinarach czy przesyłając je mailem. Kluczowa staje się więc ich waga (lekkość), łatwość udostępnienia oraz wygoda w wyświetlaniu na różnych urządzeniach.
Kiedy klienci zlecają mi stworzenie nowej prezentacji firmowej, często przekazują mi dotychczasowe materiały jako punkt odniesienia. Niejednokrotnie są to materiały zupełnie nieoptymalizowane pod względem wielkości pliku. Pliki PowerPoint lub PDF, które otrzymuję, często przekraczają 20 MB, co sprawia, że są zbyt duże na przesłanie mailem i wymagają alternatywnych metod dostarczenia, takich jak WeTransfer, Google Drive czy One Drive.
Biorąc pod uwagę, że prezentacja jest często głównym narzędziem sprzedażowym, trudno mi jest sobie wyobrazić „gimnastykę”, która każdorazowo wiąże się z przesyłaniem takiej prezentacji klientowi. Jeśli tak jest również w Twojej firmie, warto to zmienić.
Mniejsza prezentacja to nie tylko większa wygoda dla Twojego Zespołu Sprzedaży, ale przede wszystkim skrócenie procesu po stronie klienta, który od tej pory będzie mógł po prostu otworzyć załącznik w mailu, zamiast otwierać kolejne okno przeglądarki, pobierać plik i otwierać go na komputerze.
W mojej praktyce prezentacje zazwyczaj nie przekraczają 5 MB, co jest możliwe dzięki zastosowaniu kilku kluczowych technik optymalizacji:
Optymalizuj wielkości obrazów
To właśnie obrazy mają największy wpływ na rozmiar plików. Fonty, kolorowe tło czy mała ilustracja to nic w porównaniu do zdjęcia zajmującego cały slajd.
Do pliku Power Point / Google Slides dodawaj tylko już wcześniej zoptymalizowane obrazki. Jeśli obraz zajmuje cały slajd o wielkości 1920 px x 1080 px, nie ma sensu dodawać zdjęcia, które ma 4000 px x 4000 px i 300 dpi (czyli rozdzielczość do druku). Power Point daje nam oczywiście możliwość zmiany wielkości obrazu (crop), ale nie pozwala na zmianę jego rozdzielczości.
Dodawanie dużych plików do prezentacji wpływa na zwiększenie wagi pliku, a także na szybkość otwierania pliku i jego edycji.
Dodawaj pliki graficzne w odpowiednich formatach
Zwróć również uwagę na format pliku:
- Dla zdjęć wybieraj pliki .jpg. Ten format pozwoli zachować dobrą jakość obrazu i najmniejszy rozmiar pliku.
- Jeśli potrzebujesz zdjęcia z przezroczystym tłem, wtedy dodaj plik .png
- Dodając ikony, wybierz pliki .svg (prawie nic nie ważą, a są ostre jak brzytwa; dodatkowo ikona dodana w formacie .svg umożliwi Ci zmianę jej koloru)
- Pliki wektorowe jak np. logo czy ilustracje dodawaj również jako .svg
Kompresuj obrazy
Jeśli już dodałeś wcześniej nieco za duże i niezoptymalizowane pliki graficzne, PowerPoint spieszy z pomocą. PP oferuje narzędzie do kompresji obrazków, które jest w stanie zmniejszyć plik nawet o 90%.
Aby przeprowadzić kompresję, wybierz:
Plik > Kompresuj obrazy Ustawienie opcji „Wyświetlanie na ekranie 150 ppi” to najlepsza opcja, jeśli wysyłasz pliki mailem i prezentujesz je na spotkaniach na rzutniku.
Możesz spotkać się z sytuacją, gdzie po kompresji niektóre grafiki zamienią się w białe prostokąty. Żeby tego uniknąć, możesz zaznaczać każdy obraz po kolei a w oknie kontekstowym wybrać „tylko zaznaczone obrazy”. Dzięki takiemu działaniu krok po kroku unikniesz błędów przy kompresji.
Zrób porządek we wzorcu slajdów
Każda prezentacja Power Point składa się z pliku prezentacji o wzorca slajdów – czyli szablonu na bazie którego powstała.
Dodawanie wielu zdjęć we wzorcu slajdów wpływa finalną wielkość pliku. Nawet jeśli nie wykorzystamy w danej prezentacji slajdów, które zawierają zdjęcia, to plik ostateczny będzie duży.
Jeśli mamy taką sytuację i chcemy zmniejszyć wielkość pliku, to warto usunąć ze wzorca slajdów te slajdy, które nie są wykorzystywane w danej prezentacji. Aby to zrobić przejdź do:
Widok > Wzorzec > Wzorzec SlajdówNastępnie wybierz slajdy, których nie potrzebujesz i je usuń. Na koniec kliknij przycisk „Zamknij wzorzec”.
Kompresuj pliki PDF
Często nie chcemy przesyłać dla Klienta otwartego pliku w Power i Point i przed wysyłką eksprtujemy go do PDF. Nawet najlepiej zoptymalizowana prezentacja może być czasem zbyt duża (szczególnie jeśli zawiera dużo obrazów wysokiej jskości).
W tej sytuacji możemy nasz plik poddać jeszcze jednej kompresji – na wyjściu.
Plik .pdf możesz poddać dodatkowej kompresji, np. w programie Adobe Acrobat. Możesz to zrobić również za pomocą tego narzędzia online >
Dzięki powyższym krokom możliwe jest zmniejszenie wielkości pliku prezentacji bez utraty jakości grafik i treści. To z kolei przekłada się na łatwiejszą wysyłkę, edycję na różnych urządzeniach oraz lepsze wrażenia odbiorców podczas prezentacji.
